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专项小组的分工和职责如下:

(1)秘书组:主要负责总体协调和活动组织

主要工作职责:①庆典演艺工作议(流)程。②庆典演艺相关的各种通知、文件、函件。③庆典演艺的筹划及组织实施。④庆典演艺活动的各种讲话稿及代理贺电贺词的撰写、修订。⑤庆典演艺活动的协调、调配。⑥庆典演艺活动的其他相关工作(礼品、纪念品的设计、制作、徽标的征集等)。

(2)会务组:主要负责活动会场布置及相关会务工作

此外，如需组织活动，工作职责还应包括:①庆典演艺所用礼仪队成员的培训与管理。②庆典演艺所用志愿者的培训与管理。③庆典演艺、文艺演出及其他活动的筹划、组织及实施等。

(3)对外联络组:主要负责来宾的邀请联络

主要工作职责:①联系参加庆典演艺的主管部门领导。②联系参加庆典的兄弟单位代表。③联系参加庆典的地方政府官员。④联系参加庆典演艺的合作伙伴(企事业单位)。⑤联系参加庆典演艺的学术界、文学界的知名人士。⑥联系参加庆典的国外合作伙伴代表。⑦联系参加庆典演艺的其他要人。 ⑧联系名人要人对庆典演艺的题词等 。

(4)接待组:主要负責来宾的接待

庆典演艺的接待小组，原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。主要工作职责:①来宾的迎送。即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。②来宾的引导。即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。③来宾的陪同。对于某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人陪同始终，以便关心与照顾。④来宾的招待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照 。

(5)财务组:主要负责捐赔资金、物品的接收以及活动所需经费的支付和管理

(6)交通组:主要负责活动所需车辆的组织与调度

(7)安全保卫组:主要负责保卫工作及车辆秩序等工作

主要工作职责:①庆典演艺现场及周边环境治安的综合整治。②进出庆典演艺现场的人员、车辆的检査和指挥。③庆祝活动期间的治安保卫工作 。

(8)宣传组:主要负责现场宣传方案策划，联系媒体宣传，庆典演艺环境装饰美化，照相、摄像等工作

主要工作职责:①撰写庆典演艺新闻稿件。②庆典演艺新闻工作者的邀请及接待。 ③庆典演艺活动的环境布置。④宣传标语的拟定。⑤宣传方案的拟订和组织实施(如画册、书画摄影展、录像片、宣传橱窗及网页等)。

(9)医疗保障组:主要负责来宾和参加者的健康保障和活动突发卫生事件的处置

(10)后勤组:主要负责庆典现场清洁卫生、绿化美化、庆典演艺活动用电保障、餐饮服务等工作

主要工作职责:①庆典演艺大会的保障准备及实施。②会场、主席台的布置。③领导、来宾和工作人员的食宿安排。④筹备工作和庆典演艺大会的交通保障。 ⑤庆典演艺现场坏境的整修和景观的实施。⑥庆祝活动的相关后勤保障工作 。

参加者是庆典演艺活动的主体，因而是庆典演艺活动成功与否的重要因素。广义的参加者包括出席人员、主持人员、专职人员、服务人员等。狭义的参加者一般仅指出席人员。参加的人数越多，庆典的规模越大。

邀请的来宾应该具有一定的代表性。如邀请上级机关和政府主管部门，在今后能得到更大的支持;邀请潜在的、预期的未来客户是企业以后运营发展的风向标;邀请同行业人员，促进大家的彼此沟通相互了解合作。一般来宾组成:政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表或特殊人物等 。

庆典演艺组织机构的划分很实际，举行庆典活动及演艺表演，只要一经确定，应成立庆典演艺活动领导责任机构，负责统领庆典演艺活动全局，决定重大事项。庆典演艺活动领导责任机构的主要职责：

①责庆典演艺总体方案的策划、制订;

②负责庆典演艺筹备的组织、协调、联络和督办工作。

在确定相应的庆典演艺承办者之后，需要在承办者内部成立一个工作机构，即对庆典演艺过程全权负责，并对庆典演艺事务进行管理和服务的专门的工作机构，如筹备组或指挥部。筹备组设立组长一人，副组长数个人，负责全程指挥与决策。

工作职责: ①全面负责庆典演艺活动的组织协调工作;②组织召开各工作组组长会议，听取活动准备进展情况，并及时向组长通报庆典重要事项;③及时解决处理庆典演艺过程中出现的问题，因为会场的情况复杂多变，谁也预测不了之后发生的事情，我们能做的就是在事情发生前做好充足的准备，使得我们能占据主动权，不至于到时候问题发生过分慌乱。

庆典组织一般分为秘书和会务两大机构。秘书机构主要负责：记录、捜索、整理、撰写、送审、印制、分发庆典中形成的各种文字材料，安排和管理庆典演艺现场以及庆典演艺所用的器材等物品，各种文书方面的信息传递，互通情况等;以及辅助决策，综合协调，沟通信息，办文办会办事等。会务机构主要负责：安排与会人员的签到、接送，安排庆典演艺期间参加人员的食宿、交通，组织参加人员业余时间的参观访问和娱乐活动，策划庆典演艺费用，管理财务，接待来宾和来访者等。围绕上述职能，在庆典演艺的筹备组之内，应根据具体的需要，下设若干精干的专项小组，在秘书、公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守”，各管一段，以使责任更加明确。庆典演艺组织机构属于临时机构，一般由有关方面临时抽调工作人员组成，各机构负责人由庆典演艺领导机关临时委派。从事庆典演艺组织工作的人员，应该具备相应的专业素质、业务水平和庆典工作经验，要有较高的工作热情和良好的服务态度，责任心要强，工作要周到、细致。

庆典的产生和发展经历了自发和自觉的不同阶段。

庆典活动的源头可以追溯到原始社会。人们在猎取禽兽、收获粮食之后， 或是结婚之时，兴之所至，或载歌载舞以示欢庆，或通过一定的仪式来表示纪念，这便是庆典活动的原始形态。同时，由于人类认识和改造世界水平的低下，对于一些自然现象无法解释，便归之于神的力量，产生了神灵崇拜，有些对于神灵的敬祝仪式、活动固定下来，形成较为稳定的庆典活动。也就是说，最初的庆典是由氏族部落的祭祀典礼演变而来，源于远古时期的图腾崇拜、树碑立柱、丰收庆贺、祭祀神灵等活动。原始社会的庆典活动，完全是一种自发的形式。

随着人类征服改造自然能力的不断增强，人们开始为自己的力量感到骄傲，也为自身的胜利举行庆祝活动，有些以庆典的形式固定下来，庆典活动的内容不断丰富、形式日益多样，古代的庆典活动逐渐发展成为有一定仪式的庆祝活动，较之兴之所至的庆祝活动有了长足发展，具有庆祝与纪念的意义并具备一定的仪式、程序。

真正自觉意义上的庆典活动随着人类社会的发展逐渐产生，人们开始有目的、有秩序地组织庆典活动，庆典活动的范围大大扩展了。随着阶级社会的到来，​一些具有政治意义的庆典也相应产生:如帝王登基庆典、战争胜利庆典。 我国商周时期的盘庚迁都、武王伐封均曾举行过盛大的典礼，从春秋时代开始， 天子狩猎、祭祀，诸侯会盟，乃至平民百姓的弱冠结婚等，都要举行隆重的庆典活动。当工商业、手工业出现后，庆典这种仪式也随之进入到工商手工业中，开张、落成典礼成为一种十分普遍的仪式 。

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