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周年庆典哪些是不能出错的?

更新时间:2019-01-15


周年庆典是社会组织利用节日、纪念日或一些特定的时间、特定的缘由举办的能吸引公众、开展传播、扩大组织影响、提高组织知名度的活动。它是社会组织经常采用的专门活动方式。任何一个社会组织都有值得庆祝的事情,都有可供纪念的时日。因此,周年庆典策划是社会组织举办专门活动最好的体裁。

周年庆典策划一般场面较大,邀请的宾客较多。组织正可以利用这种活动与一定数量的公众进行感情联络,结交更多的朋友,善结人缘,有效改善公共关系状态。同时,在周年庆典策划中,社会组织要印发一些宣传资料。这些宣传资料,可以介绍组织的基本情况,介绍产品,宣传某种观念,或解释某些问题,使公众更准确、更广泛地了解组织的宗旨,组织精神和组织的功能、作用,进一步扩大组织的知名度。周年庆典策划气氛热烈,群众影响大,容易引起轰动效应,常常是新闻单位宣传的内容和报告的对象,是制造新闻的好形式。在周年庆典策划中,还可以与业务单位的代表加强联系,协商洽谈,达成某些协议,促进组织目标任务的完成。

周年庆典策划决不只是热热闹闹、吹吹打打,放几挂鞭炮,摆几桌酒席的单纯的交际活动,而是寓公关目标于庆祝纪念活动之中的专门活动形式。它并不像有些人理解的只要场面大、客人多、吃得好、纪念品丰厚就达到了目的,而是有一定技巧和艺术的活动,需要公关人员精心策划、认真组织、仔细协调。

在举行周年庆典策划时,需要注意以下问题:

(一)必须有一个明确的目标

周年庆典策划不能只是为了制造气氛或例行形式,必须要有明确的目标。目标的选择可以是单一的,也可以是多元的。就总体而言,这类活动的目标主要是扩大影响,提高知名度和联络公众。具体而言,周年庆典策划又有不同。庆祝活动的目标主要是加强宣传,扩大影响,而纪念活动的目标除此之外,还有宣传某种观念,解释某个问题,澄清某些事实等。一般而言,每次活动必须有一个主要目标,其他目标则处于从属的地位,不要面面俱到,平均用力,冲淡了主题,影响活动的效果。

(二)妥善安排活动的内容

周年庆典策划的内容很多。庆祝活动的内容必须是本组织发生的值得庆祝的事件,如开业、竣工、厂庆、获奖、中标、超额完成任务、新产品面世、技改成功、企业升级、节能降耗、安全生产、机构变动、组织发展,等等。纪念活动的内容除了是本组织值得纪念的事件以外,还可以是社会上值得纪念的事件。当然,社会纪念的事件必须是和本组织有一定联系,并且是为本组织服务的事件。否则,就不是公关活动,而是政治活动或社会公益活动了。这种纪念活动,几十年前伯尼斯策划过。1929 年 10 月 21 日是世界上科学发明家爱迪生发明白炽灯泡 50 周年纪念日。这时,伯尼斯受美国通用电器公司和威斯门豪斯公司之托,策划了“灯光 50 周年”纪念活动。这一天,全世界大多数公用事业公司都在同一时刻停电 1 分钟,向爱迪生致敬,感谢他的发明为人类带来了光明。当时的美国总统胡佛和不少达官显贵出席了纪念活动。美国邮电局为此还发行了一枚纪念邮票。其实,表示,这次纪念活动并不是为爱迪生,而是为了生产和推销电灯泡的通用电器公司和威斯门豪斯公司。

(三)正确选择活动的时机

周年庆典策划举办的时间当然是值得庆祝和纪念的时日,但是绝不能机械和呆板。如果活动时间正好与社会上某些重大活动重合,将会发生矛盾冲突。本组织的活动将会被社会上的重大活动冲淡而默然失色,事倍功半。遇此情况,就应将时间适当调整,一般可提前进行。

周年庆典策划的时机要与活动的目标和内容相适应。特别是庆祝活动,何时举办适宜完全可以由组织决定。这就要从主客观两方面来考虑。既是宣传效果最好的时间,又是的所邀请的公众较适合的时间,还要让公关部门有充分的时间来准备。

(四)挖掘活动的深刻主题

周年庆典策划决不能只图形式,做表面文章,而要挖掘深刻的主题,使活动具有强烈的社会意义,以增强社会效果。挖掘主题既要与活动内容相结合,更要与社会热点问题、公众关心的问题、能引起强烈反响的问题相结合。两者的结合要自然、协调,不露痕迹,避免生拉硬套,画蛇添足。如某商场择定 6 月 1 日开业,只举行了简朴的仪式。其特邀佳宾是聋哑学校的师生代表。,庆典上,商场总经理宣布,将原来准备搞大型庆祝活动的经费节省下来资助聋哑学校和学生,赠送该校 100 套文具,当场举行了捐助仪式,在社会上传为美谈,新闻单位则作了专题报道。

(五)巧妙构思活动的形式

周年庆典策划通常有较固定的程式。一般是主持人、来宾、领导讲话,剪彩或揭牌,宴请或娱乐活动。这种老一套的程式很难给人留下深刻的印象,也缺乏新闻价值。因此,要巧妙地构思一些健康向上的、富有意义的、能达到预定目标又花费不多的新颖活动。比如某汽车厂举行厂庆 40 周年活动时,选择了 10 辆不同年代制造的汽车,配上当时流行的装饰,由当年的生产工人代表乘坐,再配以彩车和鼓乐车,在市内进行了一定线路的游行。既让各界公众看到该厂发展的概貌,又在较大范围内宣传了工厂,具有强烈的社会效果和新闻价值。

(六)做好活动中的协调工作

周年庆典策划规模较大,参加人数较多,有时活动的范围也不小,协调工作就显得十分重要。会前好充分准备,如会场的地点、设备的配置、环境的布置、坐次的安排、资料和纪念品的准备、程序的安排、发言人的确定、与会者的邀请、新闻单位的联系,等等。会议工作人员必须明确分工,各司职守,同时要有人负责联络和协调,如接待处要与主会场随时联系,报告宾客到达情况;各项目进行时要有人安排落实下一个项目的各种事宜。会议接待人员要明确自己的接待对象,并贯彻始终,不要顾此失彼,厚爱一部分宾客而冷落一部分宾客。活动中要注意组织的整体形象,组织各方面的工作都要以新的面貌展示出来。

(七)加强与新闻单位的联系

周年庆典策划意义重大,一般都应邀请新闻单位参加。通常的做法是两次邀请,即提前发出书面邀请,临开会前再派人或以其他形式落实新闻单位派员采访事宜。要给新闻单位人员安排坐席,并给他们的工作提供方便。

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